1. sz. melléklet

A TTK Kari Tanács véleménye
az ELTE Iratkezelési Szabályzat tervezetéről
(javaslat)

1. Az Iratkezelési Szabályzat igen sok olyan rendelkezést tartalmaz, amelyek betartásának feltételeit csak jelentős anyagi ráfordítással lehet létrehozni. Ilyen például az iratok, hangfelvételek digitalizálásához és elektronikus formában való tárolásához szükséges nagy megbízhatóságú hardver eszközök beszerzése, vagy az iratkezeléshez szükséges szoftverek megvásárlása. A „Hatályba léptető és záró rendelkezések” között egyértelműen meg kellene jelölni, hogy ezek beszerzése milyen forrásból fog történni.

2. Az elektronikus iratkezelésre való áttérés számos biztonsági problémát is felvet. A szabályzatnak ki kellene térnie arra, hogy miként lehet az elektronikus formában érkező iratok hitelességét igazolni, például valamilyen elektronikus aláírási rendszer bevezetésével.

3. A szabályzat az intézetek és önálló tanszékek számára írja elő az iratirányítás, iktatás és irattározás módját. Részletesen ki kellene dolgozni és a szabályzatba foglalni az intézeti tanszékek iratokkal kapcsolatos feladatait. Az rendelkezésekből egyértelműnek tűnik, hogy az intézet valamennyi postáját az intézeti adminisztráció kell, hogy kinyissa és kezelje. A Kar nagy létszámú intézetei esetében ez igen nehéz feladatnak tűnik, ráadásul nem világos, hogy az intézeti tanszékekhez közvetlenül, elektronikus formában beérkező iratok iktatása és kezelése hogyan fog történni.

Módosító javaslatok:

1. A Hallgatói Önkormányzat javasolja, hogy működésük sajátosságaira tekintettel saját maga dolgozhassa ki, az egyetemi iratkezelési szabályzatban foglaltakkal összhangban, iratkezelési rendjét és irattári tervét.

A Kari Tanács a javaslatot 13 igen, 5 nem, 8 tartózkodás mellett, a Dékán szavazatával támogatta.

2. A Matematikai Intézet javasolja a 8.§ 2. pontjában annak mértéktartó szabályozását, hogy a b), c), d), és e) pontokban felsorolt, iktatást nem igénylő anyagok közül melyeket kell nyilvántartásba venni.

A Kari Tanács a javaslatot egyhangúan támogatta.

3. A Matematikai Intézet javasolja a 8.§ 7. pontjának alábbi módosítását:

(7.) Az elektronikus postafiók tartalmából a hivatalos leveleket, az iratnak minősülő küldeményeket, addig amíg a szervezeti egység nem tér át a teljeskörű elektronikus ügykezelésre, ki kell nyomtatni, és fel kell dolgozni. A továbbiakban a hálózaton keresztül érkezett ügyiratok kezelése azonos a hagyományos úton érkezett iratokéval.

A Kari Tanács a javaslatot 2 tartózkodás mellett támogatta.

4. A Földrajzi és Földtudományi Intézet általános javaslata, hogy a szabályzat rendelkezései az egyszerűsítést, és ne a bürokrácia növelését segítsék elő.

A Kari Tanács a javaslatot egyhangúan támogatta.

5. A Földrajzi és Földtudományi Intézet javasolja a 10.§ 1. pontjának alábbi módosítását:

10. § (1) Az iratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott, oldalszámozott és hitelesített iktatókönyvet, ill. vagy ahelyett annak elektronikus megfelelőjét kell használni.

A Kari Tanács a javaslatot egyhangúan támogatta.

6. A Kar Dékánja javasolja, a 3.§ 3.a) pontjának alábbi módosítását:

(3) Az iratirányítás, iktatás és irattározás szervezete a karokon:

a.) a karok hivatalainak ügyiratkezelői látják el a karhoz érkező és ott keletkezett iratok iktatását és irattározását; az iktatás a kar szervezetétől függően a dékáni titkárságokon, a dékáni hivatalokban, az intézetekben és az, az intézeti, és önálló tanszékeken, illetve a tanulmányi osztályokon folyhat.

A Kari Tanács a javaslatot 17 igen, 6 nem, és 1 tartózkodás mellett támogatta.

A Kari Tanács az Eötvös Loránd Tudományegyetem iratkezelési szabályzatának elfogadását, a fenti javaslatok figyelembe vételével, 1 tartózkodás mellett támogatja.

Budapest, 2006. december 14.

Michaletzky György s.k.
dékán