A Kari Tanács 2007. február 21-i ülésén hozott határozatok 3. sz. melléklete
Az ELTE TTK Kari tanácsának állásfoglalása a
„SZABÁLYZAT
AZ EÖTVÖS LORÁND
TUDOMÁNYEGYETEM PÁLYÁZATAI KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJÉRŐL” (ELTE SZMSZ/I/14. sz
Melléklet).
előterjesztésre vonatkozóan[1]
A kari tanács olyan egyetemi pályázati eljárásrendet támogat, ami hozzájárul a ma talán leginkább előtérben álló külső forrásszerzési formát jelentő pályázatokkal kapcsolatos információk célzott és gyors eljuttatásához a potenciális pályázókhoz, egyaránt biztosítja a pályázati, a szerződéskötési, a megvalósítási és a lezárási szakaszokban érintettek világos felelősségi és jogosultsági rendjét, biztosítja a pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív, pénzügyi-gazdasági teendők jogszerű és lehető legegyszerűbb elvégzését. A véleményezett előterjesztésben megfogalmazódó pályázati rend a kari tanács véleménye szerint ezeknek a szempontoknak csak az alábbi kiegészítések, módosító javaslatok figyelembevételével felel meg:
Általános megjegyzések:
A javasolt eljárási rend – amely a jelenleg érvényben lévő 8/2006(VII.14) számú rektori utasítás helyébe lép – megerősít egy határozott kétpólusú szisztémát. Az egyik pólus a feladatokkal telecímzett pályázó (témavezető) – akinek nevesített terheit (feladatait) mindenképp csökkenteni indokolt. A másik pólus a központi apparátus (több egységet – TPIK, GMF Pénzügyi Osztály, Főtitkárság, kari gazdasági egység - érintő) konglomerátuma. Itt a központosítási hajlam visszanyesése, a karokon folyó tényleges tudományszervezési tevékenység tudomásulvétele indokolt.
A kar kész az előterjesztésben többször szereplő EPER-rendszer bevezetésére (a rendszerrel való ismerkedés a karon elkezdődött), az ebben szereplő, az egyetemi nyilvántartásokban szereplő információk teljeskörű automatikus generálásának biztosításával. Aggályos ugyanakkor, hogy az EPER rendszer van-e olyan állapotban, hogy kötelezően előírható a használata március 1-el. Az elektronikus nyilvántartás fejlesztését támogatjuk, ennek azonban az előterjesztésben több helyütt megjelenő sokpéldányos „papírgyártás” ellentmond (lásd pl. 4§ (1) bek, 9§ (4) bek, 13§ (3) bekezdést)
A kar követelményként fogalmazza meg, hogy a benyújtott pályázatok minden érdemi szakaszáról a témavezetőtől az érintett intézeteken belüli egységek vezetői is tájékoztatást kapjanak.
Az előterjesztésben érintett, számozott Mellékleteket a megkapott szöveg nem tartalmazza, így ezekről a kari tanácsnak nincs módjában véleményt nyilvánítani. (ezek vélelmezhetően megegyeznek 8/2006(VII.14) számú rektori utasítás mellékleteivel)
Részletes megjegyzések
Az 1. § (3) (4) bekezdés felesleges. Helyette célszerű lenne definiálni, hogy mit tekintünk pályázatnak, továbbá azt, hogy minden pályázat csak az Egyetemen keresztül adható be. Ez utóbbi kikötésnek egyébként a Gazdálkodási Szabályzatban is szerepelnie kell.
Jelen
szabályzat értelmezésében pályázat minden folyamodvány, amelynek célja valamely
költségvetési alap, alapítvány és egyéb szervezet által nyilvános pályázati
formában kínált – oktatási és kutatási (alap-, alkalmazott kutatás, kísérleti
fejlesztés) célra szóló – támogatási forrás elnyerése.
Beszúrás: 1 §-hoz. Az Egyetemen csak olyan pályázattal
kapcsolatos tevékenység (oktatás, kutatás) folytatható, amely olyan pályázathoz
kapcsolódik, mely az egyetemen keresztül került benyújtásra, vagy amelyben az
egyetem (annak érintett szervezeti egysége) konzorciális partnerként vesz
részt.
továbbá
Az
Egyetem munkatársai olyan munkákkal kapcsolatos pályázatot, amelynek
megvalósítása az egyetem infrastruktúráját is igényli, csak az egyetemen
keresztül nyújthatnak be
ad 2. § (3). Beszúrandó: .. kijelölt gazdasági ügyintéző nyújt
segítségét a témavezetőnek. Ennek
rendjét a karra vonatkozó speciális szabályozás határozza meg….
A 4. §-ban említett pályázati adatlapot nem ismerjük, ezért a rá való hivatkozás nem értelmezhető.
ad 4. § (3) törölni javasoljuk.
ad 4. § (4) A szövegből nem világos, hogy a „vezetendő” pályázati adatlap azonos-e az (1)-(3) szakaszokban említett pályázati adatlappal. Ezt pontosítani kell. Továbbá az EPER-ben tárolt projektadatok mindegyikének helyességéért a témavezető nem vállalhat felelősséget. Pontosabb lenne azt írni, hogy „a pályázat témájával és pénzügyi adataival kapcsolatos információk helyességéért” a témavezető felel.
ad 4. § (5) A pályázat eredményéről szóló értesítés és – ha van – az értékelés másolatát a témavezető haladéktalanul eljuttatja a Pályázati Irodába. Az egyes karokra vonatkozó sajátos szabályok előírhatják, hogy a kar valamely központi egységén keresztül kell eljuttatni a Pályázati Irodába. Amennyiben az értesítés az Egyetem központi címére érkezik, az eredeti példányt a Pályázati Iroda megküldi a témavezetőnek, illetve a megfelelő kari központi egységnek.
ad 5. § (1) tartalmára terjed ki azzal, hogy a pénzügyi kérdésekről folyó
tárgyalások során köteles egyeztetni az egyetem illetékes szakemberével.
ad 5. § (2) … a Főtitkárságot értesítenie kell. A Főtitkárság erről tájékoztatja a TPIK-et.
Beszúrandó a (2) szakasz után:
Amennyiben
a szerződés olyan anyagi és tárgyi erőforrások felhasználását igényli, melyek
nem állnak közvetlenül a pályázó,(a pályázó szervezeti egysége) rendelkezésére,
akkor a szerződéses nyilatkozat tervezetének egyeztetésébe az érintett pontokon
a Kart is be kell vonni.
ad 5§ (5) A főtitkársági véleményezéshez szükséges időt 3 napban maximálni javasoljuk
ad 5.§ (6) a várt szakmai és gazdasági előnyök mellett szövegrészt törölni javasoljuk.
ad 6§ (1)
Megválaszolandó, hogy mi a teendő
akkor, ha a fordítás nem számolható el pályázat terhére? beszúrandó: Idegen nyelvű szerződés esetén — kivéve az angol nyelvűt —
Beszúrandó a (2) szakasz után: Amennyiben a szerződés olyan anyagi és
tárgyi erőforrások felhasználását igényli, melyek nem állnak közvetlenül a
pályázó,(a pályázó szervezeti egysége) rendelkezésére, akkor a szerződésestervezet
egyeztetésébe az érintett pontokon a Kart is be kell vonni.
ad 6. § (3) Beszúrandó: mellékleteinek elkészítésében (költségterv – beleértve az egyetemi és kari rezsi mértékét – és önrész nyilatkozat,) a témavezetőnek …
ad 6§ (4). Pontosító kiegészítés: „.legalább öt munkanappal…”
Beszúrandó: Az egyes karokra vonatkozó sajátos
szabályok előírhatják a tanszékvezető és az intézetigazgató együttes aláírását.
ad 6. § (5) …előírja a
konzorciumi szerződés megkötését, akkor
a konzorciumi szerződés tervezetének elkészítése esetén az (1)-(4) bekezdésben
leírt szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni.
Beszúrandó (7) szakasz után. Az egyes karokra vonatkozó sajátos
szabályok előírhatják egy másolati példánynak az ezen szabályokban rögzített
kari egységhez való eljuttatását is.
ad 6. § (8) … Pénzügyi Osztályon (a kari gazdasági osztályon keresztül) a témavezetőnek tájékozódni ..
ad 6. § (9) Lásd a 4. § (4)-hoz fűzőtt megjegyzést.
ad 7. § (1): A pályázathoz kapcsolódó összes e-mail
lefűzése olyan túldokumentáció, amely felesleges terheket ró az
adminisztratív személyzetre.
Változtatási javaslat: Az egyes karokra vonatkozó sajátos
szabályok előírhatják a pályázati dossziénak a kar valamely, a szabályzatban
előírt kari egységen történő kezelését.
A jelenlegi gyakorlatot megváltoztatva úgy kérjük a nyilvántartást
vezetni, hogy a pályázatból kifizetett bérek névre szólóan jelenjenek meg.
ad. 8. § (4) A kiadott munkaszámra a témavezető részére a belső
honlapon található „Pénzügyi hatáskör-nyilvántartólapon” kell a
kötelezettségvállalási, utalványozási jogról rendelkezni. A nyomtatványt a tanszékvezető/intézetigazgató, a
dékán/kari főigazgató, vagy központi szervezet esetén a rektor írja alá.
8. § (5) kiegészítendő: Minden utalványrendeleten két aláírás kell, hogy szerepeljen. A témavezető mellett alá kell, hogy írja a közvetlen munkahelyi vezető: intézeti vagy önálló tanszékvezetó, intézetigazgató. A felsorolt személyek érintettsége esetén Dékánhelyettes vagy Dékán a közvetlen aláíró.
ad 8. § (6): A munkaszám
megnyitásától kezdődően a GMF hozzáférést biztosít a témavezető számára az
adott munkaszám könyvelési adatainak megtekintésére. Ha az egyes karokra vonatkozó sajátos szabályok a pályázati
dossziénak a kezelését valamely a szabályzatban megszabott szervezeti egységen
való kezelését írják elő, akkor a munkaszám könyvelési adataihoz való
hozzáférést ezen egység, a pályázatért felelős munkatársa is megkapja.
ad 9. § (4) A számlát a
témavezető a belső honlapon található „Utalványrendelet” nyomtatvány
kitöltésével – az Egyetem
Gazdálkodási szabályzatában megszabott eljárás szerint – utalványozza, amely tartalmazza a
munkaszámot, utalványkódot, körzetet.
ad 9. § (7) törölni javasoljuk.
ad 10. § két bekezdést javasolunk
(1) A jelenlegi szöveg „pénzügyi elszámolásokat és” szövegrész törlésével.
(2) Annak a pénzügyi ügyintézőnek, aki nem
készíti el határidőre a pénzügyi elszámolásokat és ezzel kockáztatja az Egyetem
egyéb pályázati forrásokon való hozzájutását a fegyelmi felelősségét vizsgálni
kell.
ad 13. § (2) ,,, A Pályázati Iroda a szakmai beszámolót formailag ellenőrzi,
beszerzi rá a szükséges aláírásokat és a Pénzügyi Osztálytól visszakapott
aláírt pénzügyi elszámolással együtt visszaküldi a témavezetőnek (illetve a kari
sajátos szabályokban rögzített eljárásrend szerint kijelölt, a pályázatok kari
pénzügyi kezeléséért felelős egységnek). Az EPER-ben a zárójelentés megküldését a Pályázati Iroda rögzíti,
követi az elfogadás folyamatát.
ad 14. § A támogatók időközi helyszíni monitoring látogatásairól, valamint azok eredményéről a Pénzügyi Osztályt és a Pályázati Irodát a témavezetőnek (a pályázatok kari pénzügyi kezeléséért felelős egységen keresztül) tájékoztatnia kell.
ad 16 § (3) Ez a megfogalmazás nem a szabályzatba való. Esetleg külön határozati javaslatban kell rögzíteni, hogy a Szenátus arra kéri a Karokat, hogy lehetőség szerint 2007. május 31-ig nyilatkozzanak arról, hogy a mostani szabályzatalkotási periódus során kívánnak-e kari szintű, pályázati ügyintézésre vonatkozó szabályokat kezdeményezni. Az erre vonatkozó kezdeményezést az Egyetem Főtitkárához kell eljuttatni.
Budapest, 2007. február 21.
Michaletzky György s.k.
dékán