Stratégiai Adatbázis

Stratégiai Adatbázis

2019.10.11.
Stratégiai Adatbázis
A Stratégiai Adatbázis feltöltése az egyetem valamennyi oktatói-kutatói munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottjára nézve kötelező.

Az ELTE-vel egyéb jogviszonyban álló személyek (például a professor emeritusok/emeriták, tanári munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak, megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak, doktoranduszok) számára lehetőség a 6/2015. (IX. 28.) számú, a Stratégiai Adatbázis létrehozásával kapcsolatos egyes részletszabályokról az Eötvös Loránd Tudományegyetemen című rektori utasítás értelmében.

A feltöltési kötelezettség teljesítésével kapcsolatban tájékoztatás kérhető a Rektori Kabinet Adat- és Stratégiai Információkezelési Iroda munkatársaitól az alábbi elérhetőségeken:

1053 Budapest,
Ferenciek tere 6.
Tel.: +36-1-4116700/2855, 3449
Email: strategia@rk.elte.hu 

A Stratégiai Adatbázis adatainak kezelésére az adatvédelmi jogszabályok betartásával az Eötvös Loránd Tudományegyetem Adatkezelési Szabályzatának 30. §-ában meghatározott célból, az ott felsorolt személyek jogosultak.

Felhívjuk szíves figyelmét arra, hogy az Eötvös Loránd Tudományegyetem közalkalmazott oktatói, kutatói pályázati igényeket csak a Stratégiai Adatbázis feltöltése és validálása (az adatok jóváhagyása) után nyújthatnak be [11/2014. (VI.17.) számú rektori utasítás 1. § (3) bekezdés]. Kérjük, hogy első alkalommal NEPTUN kódjával szíveskedjen belépni.

Validálás

A Stratégiai Adatbázis létrehozásával kapcsolatos egyes részletszabályokról szóló 6/2015. (IX. 28.) számú rektori utasítás 1. § (5)-(6) bekezdése értelmében az oktató-kutató munkakörben dolgozó közalkalmazottnak évente kétszer kötelező az első szemeszter folyamán

november 1. és november 15. között, majd május 1. és május 15. között

validálnia (jóváhagynia) a felvitt adatokat.

A https://sta.elte.hu/ felületen elérhető Stratégiai Adatbázisban az érintett oktatók és kutatók a validálást a belépést követően a „Személyes adatok”> „VALIDÁLÁS”>„Adataim validálása" gomb megnyomásával tudják megtenni, ennek hiányában az adatfeltöltés nem teljes.


2019-es fejlesztések

  1. 2019. ÉVBEN ESZKÖZÖLT FEJLESZTÉSEK
  1. Alapadatokat érintő, 2019. őszi fejlesztések: ld. Személyes adatok/Alapadatok menüpont
  • Az oktató is tudja szerkeszteni az e-mail címét és most már az előtagot is. E-mail címként kizárólag ELTE-s (hivatali) e-mail cím adható meg. 
  • Új rovat a megjelenő név mező. Jelentősége, hogy elsősorban a megjelenő név mezőben megadott név jelenik meg mind a honlapon, mind a validálási igazoláson. Ha a megjelenő név mező üres, akkor az előtag + vezetéknév + keresztnév kerül a honlapra és a validálási igazolásra is.
  • A kari adminisztrátorok is jogosulttá váltak az alábbi alapadatok szerkesztésére:
  • hivatali e-mail cím, MTMT azonosító, szervezeti egység, munkakör, mellék, működési hely, szobaszám, doktori.hu link.
  • A szervezeti egységek egy faszerkezetben (ún. szervezeti fa) választhatóak ki, ez kiváltja a kar / intézet / tanszék / kutatócsoport tagolást. A későbbiekben több szervezeti egység és több kutatócsoport is kiválasztható lesz. Erről az érintetteket értesíteni fogjuk.
  • Első bejelentkezéskor a regisztrációs űrlap helyett az „Alapadatok” menüpont töltődik be, előre kitöltve a következő mezőkkel: előtag, vezetéknév, utónév, megjelenő név, hivatali e-mail cím, munkakör.
  • Az önéletrajz feltöltés funkciót kijavítottuk. Az egyes oktatói alapadatok honlapon való megjeleníthetősége érdekében legalább 400 pixel széles, álló fénykép is feltölthető.
  1. Személyes adatok/Validálás:
  • 2019. tavaszától az adatbázis nem engedi a validálást, amíg az alábbi alapadatok nincsenek rögzítve az STA-ban:

vezetéknév, keresztnév; Neptun kód; hivatali e-mail cím; MTMT azonosító; szervezeti egység; mellék; működési hely; szobaszám.

  • 2019. őszétől a saját adatok egyszerre exportálhatóak egy Excel fájlban - egy oktatóra vonatkozóan egyelőre az alapadatok kivételével az összes STA adat lehívható úgy, hogy az adatokat egy db Excel fájl tartalmazza.
  1. Oktatás/Egyetemi oktatás az ELTE-n, 2019. ősz: kettészedtük az egyénileg és a más oktatóval közösen tartott kurzus adatokat, mindkettőt továbbra is a Neptunból kapjuk, de NEM automatikusan, hanem frissítést követően.
  • Az egyes kurzusok mellett megjelenik az is, ha az PhD vagy idegennyelvű kurzus (Neptun-ból kapott adatok alapján).
  • Megjelenik a tárgykód és a kurzuskód a tantárgyakhoz, hogy könnyebben be lehessen őket azonosítani.
  • Ha az oktató helytelen adatot lát, vagy hiányosak az adatai, forduljon a tanszéki adminisztrátorhoz, ő segít neki rendbe tenni a Neptun adatokat.
  1. Oktatás/Szakdolgozattal kapcsolatos adatok, 2019. tavasz: oktatói igényként érkezett, hogy az ide tartozó adatokat a Neptunból vegyük át.

Ezért fontos, hogy az oktatók intézkedjenek az iránt, hogy a tanszéki ügyintéző/Tanulmányi Hivatal illetékes munkatársa a Neptunban rögzítse, javítsa a vonatkozó adatokat.

Az STA-ba új adat nem vihető fel, de az STA-ba korábban kézzel felvitt adat szerkeszthető, törölhető.

  • : ahol a Neptunban az adott rovatot legördülő menü használatával ÉS szabad szövegesen is lehet tölteni, a legördülő menüt szükséges használni. Ilyen esetben ugyanis a szabad szöveges módon felvitt szöveg nem jelenik meg a Neptun lekérdezésben, amelyből az adatokat a Stratégiai Adatbázis kapja.
  1. Publikációk, alkotások/ MTMT-ből származó adatok, 2019. ősz: az MTMT-ből újra kapunk adatokat. Mivel közvetlen adatkapcsolat híján ezeket egyelőre lekérdezések formájában kapjuk, az adatok rendszeres időszakonként, frissítéssel kerülnek az STA-ba.
  2. kérjük, hogy az oktatók az MTMT2-ben lévő adataikat legkésőbb október 27-ig egészítsék ki, illetve javítsák ki, mert az adatok MTMT2-ből történő lekérdezésére várhatóan október 28-án kerül sor.
  1. Tehetséggondozás/Országos Tudományos Diákköri Konferenciával összefüggő feladatok, 2019. tavasz: a felvihető adatok köre kibővült. Az OTDK-n induló hallgatók felkészítésén túlmenően rögzíthető az írásbeli bírálat, a zsűrizés és az OTDK-val összefüggő szervezési és egyéb feladatok is.
  1. Tehetséggondozás/Egyéb versenyek, 2019. ősz: új menüpont, amelyben a Tehetséggondozási Tanács kari képviselői által jóváhagyott versenyek szerepelnek. Oktatói igényként jelentkezett, hogy az OTDK-n túlmenően egyéb tudományos/tanulmányi versenyekre való felkészítés és azok szervezése is legyen feltüntethető az STA-ban. 
  2. Pályázat, konferencia/Pályázatban való részvétel – EPER adatok, 2019. tavasz: a „dátum” helyett a pályázat benyújtásának éve és a szerződéskötés éve adatot vesszük át.

Az adatokat NEM automatikusan kapjuk az EPER-ből, hanem frissítést követően.

A STA magyarázó szövegében szerepeltetjük, hogy

  • a 2008. előtt benyújtott pályázatok nem rögzíthetők az EPER-ben.
  • a témavezetőnek kell rögzítenie az EPER-ben az adatokat, amelyre két alkalommal van lehetőség: a pályázat benyújtásakor és a szerződéskötéskor. Ellenkező esetben a közreműködőknél sem jelenik meg a pályázat. Utólag már csak az EPER kapcsolattartók tudják rögzíteni az adatokat.

Gyakran ismétlődő kérdések

  1. Újonnan belépő oktatók, kutatók

Csak az oktatói/kutatói munkakörben foglalkoztatott ELTE közalkalmazottaknak kötelező az STA töltése és adataik validálása.

Az ELTE-vel egyéb jogviszonyban lévők önkéntesen tölthetik az adatbázist (például a professor emeritusok/emeriták, tanári munkakörben foglalkoztatott közalkalmazottak, megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak, doktoranduszok).

Első bejelentkezés alkalmával a Neptun azonosítóval kell belépni.

  1. Alapadatok

A kari honlapokra az Alapadatok menüpontban rögzített adatok kerülnek át.

Munkaköri adat: az alapadatok között az oktatók, kutatók ki tudják választani az aktuális munkakörüket. Ez azért is fontos, mert a rendszer ebből a menüpontból emeli át az adatot a validálási igazolásra is. Ilyen igazolásra EPER, valamint egyetemi álláspályázatok benyújtásakor van szükség.

Honlap cím, Facebook, Twitter, Skype, doktori.hu link, önéletrajz, portré megadása sem a validáláshoz, sem egyébként nem kötelező.

  1. A más adatbázisokból származó adatok

Az SAP, EPER, NEPTUN, MTMT adatokat az STA nem automatikusan kapja, hanem frissítéssel kerülnek át.

Fontos, hogy a validálási kötelezettséggel érintett oktatók, kutatók mielőbb ellenőrizzék le a más adatbázisokból átvett adataikat, és ha azok kiegészítése, módosítása szükséges, azt az EPER-ben, a Neptun-ban, illetve az MTMT-ben a validálási időszakot megelőzően tegyék meg. Oktatói kérésre Irodánk a Kancellária Emberi Erőforrás Igazgatóságához fordul a hiányzó SAP munkaköri adat rögzítése érdekében.

  1. PhD és Idegennyelvi kurzusok: ez a menüpont nem módosult, viszont az a tapasztalatunk, hogy az oktatókat váratlanul érik az itt megjelenő adatok.

Az adatokat a Neptunból kapjuk, azokon módosítani nem tudunk.

Előfordul, hogy egyszerűen rosszul van rögzítve a kurzus a Neptunban. Amennyiben az oktató vitatja az STA-ban is látható adatok helyességét, a Neptunban szükséges módosítani az adatot. Az adat a korrigálást és adatfrissítést követően fog módosulni az STA-ban.

Az idegennyelvi kurzusok számításának logikája a menüponthoz tartozó magyarázó szövegben szerepel:

„Idegen nyelvű kurzusnak a szak nyelvéhez képest idegen nyelvű kurzus számít (például a német szakon németül tartott kurzus nem, de a német szakon angolul tartott kurzus igen).” Az Adat- és Stratégiai Információkezelési Iroda honlapján (adatvedelem.elte.hu) és az STA felületén is igyekszünk minden fontos információt megadni a felhasználóknak.